POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De Acuerdo a lo Establecido en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las Demás Normas Relacionadas, FERRERIG S.A.S (en Adelante) Acoge la Siguiente Política para el Tratamiento de Datos Personales Recolectados, en el Pasado, Presente y Futuro en el Ejercicio de las Actividades y Servicios Comerciales, de Mercadeo y Laborales. En la Presente Política se Establecen las Finalidades, Medidas y Procedimientos para el Manejo de Dicha Información, así como los Mecanismos que Poseen los Titulares de la Información para Conocer, Rectificar, Actualizar y Suprimir los Datos Suministrados o Revocar la Autorización que se Otorga con la Autorización de la Presente Política.
La Adquisición de los Productos y Servicios Ofrecidos por Alguno de Nuestros Canales Comerciales (Página Web, Vendedores Externos, Punto de Venta, Servicios de Adicionales, Etc.), la Celebración de Contratos con FERRERIG S.A.S, el Diligenciamiento de Formatos, el Ingreso a las Instalaciones de FERRERIG S.A.S y/o la Aceptación Inequívoca de la Presente Política Implica la Aceptación de los Titulares a la Presente Política de Privacidad y su Autorización para los Usos y Otros Tratamientos Descritos en el Desarrollo de la Misma.
1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
El Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales y Otra Información de los Titulares es FERRERIG S.A.S, Identificada con el Número de Identificación Tributaria NIT: 901.470.177 – 9, Domiciliada en la Ciudad de Bogotá D.C (Cundinamarca – Colombia), con Dirección Principal: Calle 18 N° 69 – 91 / Zona Industrial Montevideo, con Teléfono(s): 057 (601) 210 36 60 / 301 – 370 56 23 y Correo Electrónico (E-Mail): dpcomercial@ferrerig.com.
2. DEFINICIONES: En el Desarrollo de la Siguiente Política se Utilizará un Vocabulario Propio del Tema en Cuestión, por lo cual a Continuación se Mencionan las Definiciones de este:
A. Autorización: Consentimiento Previo, Expreso e Informado del Titular para Llevar a Cabo el Tratamiento de Datos Personales.
B. Base de Datos: Conjunto Organizado de Datos Personales que sea Objeto de Tratamiento.
C. Dato(s) Personal(es): Cualquier Información Vinculada o que pueda Asociarse a Una o Varias Personas Naturales Determinadas o Determinables
D. Encargado del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica, Pública o Privada, que por sí Misma o en Asocio con Otros, Realice el Tratamiento de Datos Personales por Cuenta del Responsable del Tratamiento.
E. Responsable del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica, Pública o Privada, que por sí Misma o en Asocio con Otros, Decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos.
F. Titular: Persona Natural Cuyos Datos Personales sean Objeto de Tratamiento.
G. Tratamiento: Cualquier Operación o Conjunto de Operaciones sobre Datos Personales, Tales como la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación o Supresión.
H. Datos sensibles: Datos Sensibles Aquellos que Afectan la Intimidad del Titular o Cuyo Uso Indebido puede Generar su Discriminación, Tales como Aquellos que Revelen el Origen Racial o Étnico, la Orientación Política, las Convicciones Religiosas o Filosóficas, la Pertenencia a Sindicatos, Organizaciones Sociales, de Derechos Humanos o que Promueva Intereses de Cualquier Partido Político o que Garanticen los Derechos y Garantías de Partidos Políticos de Oposición así como los Datos Relativos a la Salud, a la vida Sexual y los Datos Biométricos.
3. PRINCIPIOS RECTORES
A Continuación, se Relacionan los Principios sobre los Cuales se Basa la Presente Política de Privacidad:
A. Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se Refiere la Presente Política es una Actividad Regulada que debe Sujetarse a lo Establecido en la Ley y en las demás Disposiciones en las que se Desarrollen.
B. Principio de Finalidad: El Tratamiento debe Obedecer a una Finalidad Legítima de Acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual Debe ser Informada al Titular.
C. Principio de Libertad: El Tratamiento Sólo puede Ejercerse con el Consentimiento, Previo, Expreso e Informado del Titular. Los Datos Personales NO podrán ser Obtenidos o Divulgados sin Previa Autorización, o en Ausencia de Mandato Legal o Judicial que Releve el Consentimiento.
D. Principio de Veracidad o Calidad: La Información Sujeta a Tratamiento debe ser Veraz, Completa, Exacta, Actualizada, Comprobable y Comprensible. Se Prohíbe el Tratamiento de Datos Parciales, Incompletos, Fraccionados o que Induzcan a un Error.
E. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe Garantizarse el Derecho del Titular a Obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en Cualquier Momento y sin Restricciones, Información Acerca de la Existencia de Datos que le Conciernan.
F. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se Sujeta a los Límites que se Derivan de la Naturaleza de los Datos Personales, de las Disposiciones de la Ley y la Constitución. En este Sentido, el Tratamiento sólo Podrá hacerse por Personas Autorizadas por el Titular y/o por las Personas Previstas por FERRERIG S.A.S.; Los datos Personales, Salvo la Información Pública, no Podrán estar Disponibles en Internet u Otros Medios de Divulgación o Comunicación Masiva, Salvo que el Acceso sea Técnicamente Controlable para Brindar un Conocimiento Restringido sólo a los Titulares o Terceros Autorizados Conforme a la Ley.
G. Principio de Seguridad: La Información Sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se Refiere la Ley, se Deberá Manejar con las Medidas Técnicas, Humanas y Administrativas que sean Necesarias para Otorgar Seguridad a los Registros Evitando su Adulteración, Pérdida, Consulta, Uso o Acceso no Autorizado o Fraudulento.
H. Principio de Confidencialidad: Todas las Personas que Intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no Tengan la Naturaleza de Públicos están Obligadas a Garantizar la Reserva de la Información, Inclusive después de Finalizada su Relación con Alguna de las Labores que Comprende el Tratamiento, Pudiendo sólo Realizar Suministro o Comunicación de Datos Personales cuando Ello Corresponda al Desarrollo de las Actividades Autorizadas en la Ley y en los Términos de la Misma.
4. FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS
Las Bases de Datos de FERRERIG S.A.S., tienen como Finalidades Principales:
A. La Comunicación con Titulares para Efectos Contractuales, Informativos o Comerciales.
B. El Cumplimiento de Deberes Legales, Contables, Comerciales y Regulatorios.
C. El Control y la Preservación de la Seguridad de las Personas, Bienes, Servicios e Información de FERRERIG S.A.S.
D. La Socialización de Políticas, Proyectos, Programas y Cambios Organizacionales.
E. La Realización de Análisis Estadísticos, Comerciales, Estratégicos, Financieros, Sociales, Técnicos, Calificación del Riesgo.
F. Cumplimiento Social y Corporativo de FERRERIG S.A.S.
G. Cumplimiento del Objeto Contractual o Civil con los Titulares.
5. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS
FERRERIG S.A.S. Podrá pedir Expresamente a los Titulares o Recolectar de su Comportamiento los Datos que sean Necesarios para Cumplir la Finalidad de las Bases de Datos, los cuales son entre Otros: su Nombre y Apellidos, Número de Identificación, Fecha de Nacimiento, Dirección de Correspondencia, Teléfono de Contacto, Correo Electrónico (E-Mail), Antecedentes Comerciales, Judiciales, Relaciones Comerciales y Familiares con Otras Compañías o con Entidades Públicas, Necesidades e Intereses, Lugar de Trabajo, Huellas Dactilares, Fotografía o Imágenes del Rostro y Corporales, Firma, Necesidades e Intereses, Fechas y Horas de Acceso a las Instalaciones de FERRERIG S.A.S.
Los Datos Podrán ser Suministrados Explícitamente a FERRERIG S.A.S. Mediante Formatos de Ingreso y/o Vinculación, Recolectados Personalmente a través de sus Empleados, Prestadores de Servicios o Representantes Comerciales, Obtenidos Mediante Consulta a Terceros que Administren Bases de Datos, o Recolectados Implícitamente de las Operaciones de Análisis de Mercado, de Grupos Objetivo, Adquisición de los Productos o Servicios que son Ofrecidos por FERRERIG S.A.S o de los Comportamientos de los Titulares como Reclamaciones, Solicitudes de Cotización, Encuestas, Propuestas, Ofertas, Visita de las Instalaciones de FERRERIG S.A.S., de Participación en Proyectos, Programas y Eventos, entre Otros.
FERRERIG S.A.S. Solo Recopilará y/o Tratará Datos Considerados como Datos Sensibles en los Casos Permitidos por la Ley, para estos Casos los Titulares que no están Obligados a Suministrar los Datos Referidos o a Autorizar su Tratamiento, una vez Suministrados dichos Datos y Otorgado el Correspondiente Consentimiento, estos serán Recopilados y Tratados Únicamente para las Finalidades Descritas en la Presente Política de Privacidad.
6. AUTORIZACIÓN PARA LA RECOLECCIÓN, TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN
Mediante el Suministro Voluntario de Alguno de los Datos Personales en la Forma Señalada en el Numeral Anterior, y/o la Autorización Expresa Verbal o por Escrito, el Titular Autoriza Expresa o Inequívocamente a FERRERIG S.A.S. para Recolectar sus Datos Personales y Cualquier Otra Información que Llegare a Suministrar, así como para Realizar el Tratamiento sobre sus Datos Personales, de Conformidad con esta Política de Privacidad y las Normas Legales Aplicables.
7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS
FERRERIG S.A.S. solo Usará, Procesará y Circulará los Datos Personales y Otra Información de los Titulares para las Finalidades Descritas y para los Tratamientos Autorizados en esta Política de Privacidad o en las Leyes Vigentes. En Adición a lo Mencionado en Otras Cláusulas, el Titular Expresamente Autoriza a FERRERIG S.A.S. para la Recolección, Uso y Circulación de sus Datos Personales y Otra Información para los Futuros Propósitos y en las Siguientes Circunstancias:
A. Establecer Comunicación entre FERRERIG S.A.S. y los Titulares para Cualquier Propósito Relacionado con las Finalidades que se Establecen en la Presente Política, ya sea Mediante Llamadas, Mensajes de Texto, Correos Electrónicos (E-Mail) y/o Físicos.
B. Efectuar o Implementar la Adquisición u Oferta de Productos y/o Servicios por parte de FERRERIG S.A.S.
C. Auditar, Estudiar y Analizar la Información de la Base de Datos para Diseñar Estrategias Comerciales y Aumentar y/o Mejorar los Productos junto con los Servicios que Ofrece FERRERIG S.A.S.
D. Auditar, Estudiar y Analizar la Información de las Bases de Datos para Diseñar Estrategias de Abastecimientos y de Seguridad.
E. Controlar el Acceso de Empleados y Contratistas a las Instalaciones de FERRERIG S.A.S. y los Horarios de Entrada y Salida.
F. Auditar, Estudiar, Analizar y Utilizar la Información de la Base de Datos para Diseñar, Implementar y Desarrollar, Programas, Proyectos y Eventos. También para la Socialización de Políticas, Propuestas, Programas, Resultados y Cambios Organizacionales.
G. Suministrar la Información de Datos Personales de los Titulares y Aliados Comerciales para que Estos Contacten a los Titulares para Ofrecerles Bienes y Servicios de su Interés, Recibir Ofertas de los Titulares, Invitar a la Participación en Programas, Proyectos, Eventos, Socializar Políticas, Ponencias, Programas, Resultados y Cambios Organizacionales.
H. Realizar Calificación de Riesgo Financiero, Jurídico, Comercial y de Seguridad de Manera Directa o a través de Compañías Externas
I. Monitorear la Información y Conducta Comercial y Financiera.
J. Cuando la Información deba ser Revelada para Cumplir con Leyes, Regulaciones o Procesos Legales, para Asegurar el Cumplimiento de los Términos, Restricciones y Condiciones de Uso (TRYCU), para Detener o Prevenir Fraudes, Ataques a la Seguridad de FERRERIG S.A.S. o de Otros, Prevenir Problemas Técnicos o Proteger los Derechos de Otros como lo Requieran los TRYCU o la Ley.
K. Consultar, Almacenar y Usar la Información Financiera Obtenida de Terceros Administradores de Bases de Datos, Previa Autorización Expresa del Titular para Dicha Consulta.
L. Las Demás Descritos en la Presente Política o Permitidos en la Ley.
8. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
FERRERIG S.A.S. Informará Oportunamente Cualquier Cambio en la Política de Privacidad a través de Publicaciones en el Nuestro Sitio Web.
9. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD
FERRERIG S.A.S., NO Utiliza Datos Personales de Menores de Edad, Salvo si Fuese Estrictamente Necesario, en tal Evento, se Mantendrá el Respeto y los Derechos de los Menores, su Interés Superior y sus Derechos Fundamentales, de Acuerdo a lo Establecido en la Ley 1581 de 2012.
10. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Titular Autoriza de Manera Expresa a FERRERIG S.A.S. para que Recopile los Datos Personales de la Forma que Considere más Apropiada, Segura y Oportuna para la Debida Protección en los Datos de los Titulares.
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN
En la Ejecución del Principio de Seguridad Establecido en la Ley 1581 de 2012, FERRERIG S.A.S., Posee las Medidas Técnicas, Humanas y Administrativas Necesarias para Otorgar Seguridad a la Información, lo cual Evitará su Adulteración, Perdida, Consulta o Acceso no Autorizado o Fraudulento.
El Titular Acepta Expresamente esta Forma de Protección y Declara que la Considera Conveniente y Suficiente para Todos los Propósitos.
12. DERECHOS DE LOS TITULARES
De Acuerdo a lo Establecido en la Ley 1581 de 2012, TITULO IV, Artículo 8, FERRERIG S.A.S. Comunica a los Titulares sus Derechos, los Cuales se Relacionan a Continuación:
A. Conocer, Actualizar y Rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento, este Derecho se podrá Ejercer entre Otros frente a Datos Parciales, Inexactos, Incompletos, Fraccionados, que Induzcan al Error, o Aquellos cuyo Tratamiento esté Expresamente Prohibido o NO haya sido Autorizado.
B. Solicitar Prueba de la Autorización Otorgada al Responsable del Tratamiento.
C. Ser Informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, Previa Solicitud, Respecto del Uso que le ha Dado a sus Datos Personales.
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio Quejas por Infracciones a lo Dispuesto en la Ley y las Demás Normas que la Modifiquen, Adicionen o Complementen.
E. Revocar la Autorización y/o Solicitar la Supresión del Dato cuando en el Tratamiento no se Respeten los Principios, Derechos y Garantías Constitucionales y Legales. La Revocatoria y/o Supresión Procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya Determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han Incurrido en Conductas Contrarias a Ley y a la Constitución.
F. Acceder en Forma Gratuita a sus Datos Personales que hayan sido Objeto de Tratamiento.
El Titular de los Datos puede Dirigirse al Responsable y Encargado de la Información:
FERRERIG S.A.S.
NIT: 901.470.177 – 9, Calle 18 N° 69 – 91 / Zona Industrial Montevideo - Fontibón
Teléfono(s): 057 (601) 210 36 60 / 301 – 370 56 23
Correo Electrónico (E-Mail): dpcomercial@ferrerig.com
Bogotá D.C, (Cundinamarca – Colombia)
13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
En el Ejercicio de sus Derechos el Titular debe Enviar un Correo Electrónico (E-Mail) o Físico a las Direcciones de Contacto Establecidas en esta Política de Privacidad, el Procedimiento a seguir para estas Comunicaciones será el Siguiente:
Ø PETICIONES Y CONSULTAS SOBRE DATOS PERSONALES: Cuando el Titular de los Datos o sus Causahabientes Deseen Consultar la Información que Reposa en la Base de Datos, FERRERIG S.A.S. Responderá la Solicitud en Plazo de máximo diez (10) días Hábiles. En Cumplimiento a lo Dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no Fuere Posible Atender la Consulta dentro de dicho Término, se Informará al Titular, se le Expresará los Motivos de la Demora y se le Señalará la Fecha en que se Atenderá su Consulta, la cual no Podrá Superar los Cinco (05) días Hábiles Siguientes al Vencimiento del Primer Término.
Ø REVOCACIÓN DE AUTORIZACIÓN, RETIRO O SUPRESIÓN DE LA BASE DE DATOS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES: Cuando el Titular de los Datos o sus Causahabientes Consideren que la Información Contenida en las Bases de Datos Debe ser Objeto de Corrección, Actualización o Supresión, o cuando Adviertan el Presunto Incumplimiento de Cualquiera de los Deberes Contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán Presentar un Reclamo ante FERRERIG S.A.S., el cual Será Tramitado bajo el Siguiente Proceso:
A. El Reclamo se Formulará Mediante Solicitud Dirigida a FERRERIG S.A.S. con la Identificación de los Titulares, la Descripción de los Hechos que dan Lugar al Reclamo, la Dirección y Teléfono, Junto se Anexarán los Documentos que se Quieran hacer Valer; Si el Reclamo Resulta Incompleto, FERRERIG S.A.S. podrá Requerir al Interesado dentro de los cinco (05) días Siguientes a la Recepción del Reclamo para que Subsane las Fallas. Transcurridos diez (10) días desde la Fecha del Requerimiento, sin que el Solicitante Presente la Información Requerida, se Entiende que ha Desistido del Reclamo.
B. En Caso de que FERRERIG S.A.S no sea Competente para Resolver el Reclamo, se dará Traslado a Quien Corresponda en un Término máximo de cinco (05) días Hábiles e Informará de la Situación al Titular, con lo cual Quedará Relevada de Cualquier Reclamación o Responsabilidad por el Uso, Rectificación o Supresión de los Datos.
C. Una vez Recibido el Reclamo Completo, cuando este NO pueda ser Resuelto de Manera Expedita y Siempre y Cuando sea Técnicamente Posible, se Incluirá en la Base de Datos una Leyenda que diga "Reclamo en Trámite" y el Motivo del Mismo, en un Término no Mayor a diez (10) días Hábiles, Dicha Leyenda Deberá Mantenerse hasta que el Reclamo sea Decidido.
D. El Término Máximo para Atender el Reclamo será de un (01) Mes Contado a Partir del día Siguiente a la Fecha de su Recibo. Cuando NO Fuere Posible Atender el Reclamo Dentro de dicho Término, se Informará al Titular los Motivos de la Demora y la Fecha en que se Atenderá su Reclamo, la cual en Ningún Caso Podrá superar los quince (15) días Hábiles Siguientes al Vencimiento del Primer Término. El Retiro o Supresión NO Procederá cuando Exista un Deber Contractual de Permanecer en la Base de Datos de FERRERIG S.A.S.
14. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
Las Bases de Datos de FERRERIG S.A.S, así como los Datos Personales Incorporados en Ellas, Estarán Vigentes Durante el Plazo Necesario para Cumplir sus Finalidades.
15. INFORMACION ADICIONAL
Cualquier Duda o Información Adicional será Recibida y Tramitada Mediante su Envío tanto Virtual como a las Direcciones de Contacto Establecidas en el Presente Documento de Política de Privacidad.
